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Datenschutzerklärung
des Institut für Qualitätssicherung und angewandte
Schadensanalyse GmbH (IFAS)
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über
die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz als „Daten“
bezeichnet) im Rahmen der Erbringung der angebotenen Leistungen
unseres Unternehmens sowie innerhalb unserer Onlinepräsenz
und der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte
(nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlinepräsenz“)
auf. Verantwortlicher:
IFAS GmbH - Institut für
Qualitätssicherung und angewandte Schadensanalyse GmbH
Untere Brinkstr. 69-73
44141 Dortmund, Deutschland
E-Mailadresse: info@ifasgmbh.com
Geschäftsführer:
Ingmar Handreg
AGB
Kontakt Datenschutzbeauftragte/r:
datenschutzbeauftragter@ifasgmbh.com
Verwendete Begrifflichkeiten
Für die Erklärung der verwendeten
Begrifflichkeiten, wie z.B. Verarbeitung oder Verantwortlicher,
verweisen wir auf die Definitionen der Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO).
Arten von verarbeiteten personenbezogenen
Daten
- Bestandsdaten (z.B. Personen-Stammdaten, Namen
oder Adressen)
- Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
- Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
-
Zahlungsdaten (z.B. Kontoinformationen)
- Die Website
betreffend: Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen)
Kategorien betroffener Personen
- Vertragspartner
- Kunden/Auftraggeber
-
Kooperationspartner
- externe Dienstleister
-
Mitarbeiter
- Bewerber, Praktikanten, Besucher
-
Besucher und Nutzer unserer Onlinepräsenz
Zwecke der Verarbeitung personenbezogener
Daten
- Beantwortung von Anfragen und Kommunikation
-
Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Leistungen
-
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
- Wahrung
berechtigter Interessen von uns oder Dritten
-
Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen
und Inhalte.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir
Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Für
Nutzer aus dem Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO), d.h. der EU und des EWG gilt, sofern die Rechtsgrundlage
in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, Folgendes:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung
unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen
sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung
unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c
DSGVO.
Die Rechtsgrundlage für die Einholung von
Einwilligungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
Für
den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person
oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung
personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1
lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Die Rechtsgrundlage für
die erforderliche Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die
im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung
öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen
übertragen wurde, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer
berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die
Verarbeitung von Daten zu anderen Zwecken als denen, zu denen sie
erhoben wurden, bestimmt sich nach den Vorgaben des Art. 6 Abs. 4
DSGVO.
Die Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten
(entsprechend Art. 9 Abs. 1 DSGVO) bestimmt sich nach den Vorgaben
des Art. 9 Abs. 2 DSGVO.
(Vor)vertragliche Leistungen
Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner
und Interessenten sowie anderer Kunden/ Auftraggeber und
Kooperationspartner (einheitlich bezeichnet als „Vertragspartner“)
entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, um ihnen gegenüber
unsere (vor)vertraglichen Leistungen zu erbringen.
Zu den
verarbeiteten Daten gehören die Stammdaten unserer
Vertragspartner (z.B. Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B.
E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B. in
Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche
Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B.
Bankverbindungen, Zahlungshistorie). Besondere Kategorien
personenbezogener Daten verarbeiten wir dabei grundsätzlich
nicht, es sei denn diese sind Bestandteile einer beauftragten oder
vertragsgemäßen Verarbeitung.
Diese Daten sind
erforderlich für die Begründung und Erfüllung der
vertraglichen Leistungen. Wir erheben aktiv nur solche Daten, die
zwingend nötig sind.
Eine Offenlegung an externe
Personen, Unternehmen oder Behörden erfolgt nur, wenn sie im
Rahmen eines Vertrags und/oder dessen Erfüllung erforderlich
ist. Bei der Verarbeitung der uns im Rahmen eines Auftrags
überlassenen Daten handeln wir entsprechend den Weisungen der
Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgaben.
Die Löschung
der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher
oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie für den Umgang
mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten
nicht mehr erforderlich sind, wobei die gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten gelten oder sofern keine berechtigten
Interessen der IFAS GmbH dagegen sprechen.
Administration, Finanzbuchhaltung,
Büroorganisation, Kontaktverwaltung
Wir verarbeiten Daten im Rahmen von
Verwaltungsaufgaben. Der Zweck und unser Interesse an der
Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung,
Büroorganisation, Archivierung von Daten, also Aufgaben die
der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten
dienen. Die Verarbeitungsgrundlagen sind in Art. 6 Abs. 1 lit. c.
DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO genannt. Von der Verarbeitung
sind Kunden, Interessenten und unsere Vertrags- sowie
Geschäftspartner betroffen.
Wir offenbaren oder
übermitteln hierbei Daten an die Finanzverwaltung, an
Berater, wie z.B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie
an weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.
Die
Löschung der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung
vertraglicher oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie für
den Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren
Pflichten nicht mehr erforderlich sind, wobei die gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten gelten oder keine berechtigten Interessen
der IFAS GmbH dagegen sprechen.
Datenschutzhinweise im
Bewerbungsverfahren
Wir verarbeiten die Bewerberdaten nur zum Zweck und
im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Einklang mit den
gesetzlichen Vorgaben. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt
zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im
Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b.
DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, sofern die Datenverarbeitung
z.B. im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich
wird (in Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG).
Das
Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber uns die
Bewerberdaten mitteilen. Die notwendigen Bewerberdaten ergeben
sich aus den Stellenbeschreibungen. Grundsätzlich gehören
dazu die Angaben zur Person wie Name, Post- und Kontaktadressen
sowie die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen (Anschreiben,
Lebenslauf, Zeugnisse). Daneben können uns Bewerber
freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.
Mit der
übermittlung der Bewerbung an uns, erklären sich die
Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu Zwecken des
Bewerbungsverfahrens entsprechend der in dieser
Datenschutzerklärung dargelegten Art und Umfang
einverstanden.
Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im
Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren
Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (z.B.
Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder
ethnische Herkunft). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art.
9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren
Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B.
Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung
erforderlich sind).
Bewerbern steht die Möglichkeit
offen, uns die Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg zu übersenden.
Ferner können Bewerber uns ihre Bewerbungen via E-Mail
übermitteln. Hierbei bitten wir jedoch zu beachten, dass
E-Mails oftmals nicht verschlüsselt versendet werden und die
Bewerber selbst für die Verschlüsselung sorgen müssen.
Wir können daher für den übertragungsweg der
Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server
keine Verantwortung übernehmen und empfehlen daher, den
postalischen Versand zu nutzen.
Die von den Bewerbern zur
Verfügung gestellten Daten können im Fall einer
erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des
Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet
werden. Andernfalls, sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot
nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber gelöscht.
Die Daten der Bewerber werden ebenfalls gelöscht, wenn eine
Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber jederzeit
berechtigt sind. Diese Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines
berechtigten Widerrufs der Bewerber, nach dem Ablauf eines
Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu
der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus dem
Gleichbehandlungsgesetz genügen können. Rechnungen über
etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den
steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.
Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern,
gemeinsam Verantwortlichen und Dritten
Insofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten
gegenüber dritten Personen und Unternehmen,
Auftragsverarbeitern, gemeinsamen Verantwortlichen und/oder
sonstigen Dritten offenbaren, sie an diese übermitteln oder
ihnen sonstigen Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies
nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine
übermittlung der Daten an Dritte, wie an
Zahlungsdienstleister, zur Vertragserfüllung erforderlich
ist), wenn eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht, die
betroffene Person darin eingewilligt hat oder auf Grundlage
unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von
Beauftragten, Webhostern, etc.).
Übermittlungen in Drittländer
Sofern unsererseits eine übermittlung von
Daten in ein Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen
Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der
Schweizer Eidgenossenschaft) stattfindet oder dies im Rahmen der
Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw.
übermittlung von Daten an andere Personen oder Unternehmen
stattfindet, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer
(vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung,
aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage
unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich
gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder
lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der
gesetzlichen Voraussetzungen verarbeiten, d.h. die Verarbeitung
erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell
anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden
Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy
Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller
vertraglicher Verpflichtungen.
Onlinepräsenz
Die von uns in Anspruch genommenen
Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der
Informationen auf unserer Onlinepräsenz.
Wir, bzw.
unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten
Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über
jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet
(sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören
Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des
Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über
erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem
des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse
und der anfragende Provider.
Diese Logfile-Informationen
werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von
Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von
maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren
weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis
zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der
Löschung ausgenommen.
Diese Seite nutzt zudem über
eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google
Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Zur
Nutzung ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese
Informationen werden regelmäßig an einen Server von
Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben
keinen Einfluss auf die Datenübertragung. Die Nutzung des
Dienstes erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung
unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der
von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein
berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
dar. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in
der Datenschutzerklärung von Google:
https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ .
Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen
Vorgaben und unter Berücksichtigung des Stands der Technik,
der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände
und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen
Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die
Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete
technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko
angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Zu diesen
Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der
Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Daten
und Informationen durch Kontrolle des physischen Zugangs sowohl zu
den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe,
Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer
Trennung. Zudem berücksichtigen wir den Schutz
personenbezogener Daten bereits bei der Auswahl von Hardware,
Software sowie Verfahren, gemäß ihrer Eignung nach dem
Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch
datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Des Weiteren haben wir
Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von
Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und die Reaktion
auf Gefährdungen der Daten gewährleisten.
Rechte der betroffenen Personen
Sie können gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über
Ihre bei der IFAS GmbH gespeicherten Daten erhalten. Sie haben
gem. Art. 16 DSGVO das Recht, dass unrichtige Daten über Sie
berichtigt werden. Sie haben unter den Voraussetzungen von Art. 17
DSGVO das Recht auf Datenlöschung. Sie können unter
Vorliegen der Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung
der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Unter den Voraussetzungen
des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer
Daten zu widersprechen. Sie können gem. Art. 20 DSGVO ein
Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen. Sie haben das
Recht über mutmaßliche Verstöße gegen die
DSGVO Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu
führen. Sie können gem. Art. 7 (3) DSGVO eine erteilte
Einwilligung jederzeit mit Geltung für die Zukunft
widerrufen. Sie haben gem. Art. 22 (1) DSGVO das Recht, nicht
einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung
- einschließlich ein es evtl. Profiling - beruhenden
Entscheidung unterworfen zu werden, es sei denn, Sie willigen in
die Verarbeitung ein, die Verarbeitung ist gesetzlich
vorgeschrieben oder vertraglich erforderlich.
Löschung von Daten
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe
der gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. in ihrer Verarbeitung
eingeschränkt.
Die Löschung der Daten erfolgt,
wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher
Fürsorgepflichten sowie für den Umgang mit etwaigen
Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten nicht mehr
erforderlich sind, wobei die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
gelten oder keine berechtigte Interessen der IFAS GmbH dagegen
sprechen.
Änderungen und Aktualisierungen der
Datenschutzerklärung
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über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu
informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald
die änderungen der von uns durchgeführten
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